Jak zmienić biuro rachunkowe? Proces krok po kroku

Zmiana biura rachunkowego to jedna z tych rzeczy, która spędza przedsiębiorcom sen z powiek. Jawi się to jako proces trudny i skomplikowany na tyle, że przedsiębiorcy często tkwią w nieudanej relacji biznesowej latami, zanim podejmą się zmiany.

Czy jednak na pewno jest to aż tak skomplikowane? W tym artykule rozbiję proces na etapy i pokażę Ci, jak nowe biuro może Cię w tym procesie wesprzeć.

Kiedy najlepiej zmienić biuro rachunkowe?

Współpraca z biurem rachunkowym to długotrwała relacja biznesowa. Jednakże jeśli czujesz niezadowolenie ze współpracy, nie ma co bać się zmian. Ignorowanie niedociągnięć biura może prowadzić do problemów, których konsekwencje będziesz ponosić na pierwszej linii frontu. Jeśli bowiem coś nie gra w Twoich księgach, urząd skarbowy uda się do Ciebie. A dopiero Ty możesz egzekwować poprawki i poniesienie odpowiedzialności finansowej od biura.

Na jakie red flagi zwrócić uwagę podczas współpracy z księgowością?

• brak terminowości;
• brak kontaktu lub jasnych zasad odpowiedzi na zapytania;
• uchylanie się od odpowiedzialności, gdy zostanie wykryty błąd;
• czekanie tygodniami na zamówione dane finansowe (np. bilans);
• brak wiedzy na temat Twojej branży.

Jeśli doświadczasz którejś z wymienionych rzeczy, to nie warto czekać ze zmianą.

Zmiany możesz też dokonać, nawet jeśli praca jest wykonywana sumiennie, ale oczekujesz np. większego zespołu, który zapewni ciągłość pracy w razie choroby Twojego opiekuna. A może Twój biznes potrzebuje już innego rodzaju wsparcia, np. doradcy podatkowego.

Najlepszy termin na zmianę

Księgowość najłatwiej zmienić na przełomie roku. Dotychczasowe biuro zamyka rok i sporządza sprawozdanie finansowe. Nowe biuro otwiera księgi nowego roku. Dzięki temu podziałowi łatwo jest ustalić zakres odpowiedzialności każdego z biur – każde odpowiada za rok, który prowadziło.

Czasem jednak bywa tak, że do rozstania z różnych powodów dochodzi nagle. Jeśli sytuacja w Twoim aktualnym biurze jest nie do przyjęcia, nie ma co na siłę kontynuować współpracy do końca roku. W takim przypadku konieczne będzie jednak uzyskanie dokładnej dokumentacji lub jej odtworzenie oraz określenie zakresu odpowiedzialności.

Jak się przygotować do zmiany biura rachunkowego?

1. Sprawdź umowę z aktualnym biurem: jakie są warunki i okres wypowiedzenia umowy.
2. Wypowiedz umowę w odpowiednim terminie. Przykładowo: jeśli planujesz zmianę na przełomie roku, a umowa zakłada miesięczny okres wypowiedzenia, to powiadomić biuro należy w listopadzie.
3. Doprecyzuj z aktualnym biurem warunki zakończenia współpracy: rozliczenie grudnia, sporządzenie sprawozdania finansowego i termin oraz sposób wydania dokumentacji.
4. Formalności związane z nawiązaniem współpracy z nowym biurem najlepiej wykonać w ostatnim miesiącu obowiązywania starej umowy, a maksymalnie w pierwszym miesiącu obowiązywania umowy z nowym biurem. Konieczne będzie podpisanie umowy oraz nowych pełnomocnictw.
5. Warto poprosić nowe biuro o listę dokumentów, które bieżące biuro powinno przekazać.

Zakres odpowiedzialności

Przenosząc księgowość, warto doprecyzować, jaki zakres odpowiedzialności przejmuje dotychczasowe biuro, a jaki nowe.

Jest to istotne szczególnie w przypadku przenoszenia księgowości w trakcie roku. W przypadku zmiany biura na przełomie roku zwykle nowe biuro odpowiada za nowy rok, a stare za poprzednie lata.

Upewnij się, że rozumiecie się ze starym biurem, jaki miesiąc rozliczy jako ostatni, tak by została zachowana ciągłość usług między starym a nowym usługodawcą.

Jak porównać oferty biur rachunkowych?

Biura rachunkowe świadczą bardzo podobne usługi i rozliczają się często na podobnych zasadach (najczęściej per liczba dokumentów lub godzin pracy).

Polecam, aby zastanowić się, jakie kryteria są dla Ciebie istotne we współpracy z biurem rachunkowym i porównała oferty, skupiając się na tym.

Przykładowo, jeśli istotna jest dla Ciebie komunikacja, zapytaj, jaki jest gwarantowany czas odpowiedzi na zapytania.

Jeśli liczy się dla Ciebie cena, spróbuj ustalić średnią cenę za usługi dla każdego biura. I tak – wiem, że większość cenników jest skomplikowana – dużo czynników wpływa na finalną cenę. Nie bój się więc prosić o wyliczenie szacunkowej ceny i wytłumaczenie, skąd ona wynika.

A może liczy się dla Ciebie, by opieka zakładała nie tylko wyliczenia i składanie deklaracji, ale również by dostarczała doradztwo i szersze spojrzenie na biznes? Sprawdź, czy z biurem współpracuje doradca podatkowy.

Jednocześnie warto zwrócić uwagę, jak czujesz się z nowym biurem. Jest to jednak dość długa i często ścisła współpraca. Warto więc wybrać kogoś, przy kim czujesz, że możesz zadawać pytania i możesz liczyć na partnerskie podejście w biznesie.

Jak wygląda proces przenoszenia księgowości

Podsumujmy, jak wyglądają poszczególne kroki procesu:

• Sprawdzenie warunków wypowiedzenia bieżącej umowy;
• Złożenie wypowiedzenia w umownym terminie;
• Pozyskanie ofert i ich porównanie według istotnych dla Ciebie kryteriów;
• Doprecyzowanie okresu podlegającego pod rozliczenie przez stare biuro oraz zakresu odpowiedzialności;
• Ewentualna rozmowa z nowym biurem, aby sprawdzić, czy się dogadujecie;
• Podpisanie nowej umowy;
• Podpisanie nowych pełnomocnictw;
• Pozyskanie dokumentacji umożliwiającej kontynuację ksiąg;
• Ustalenie możliwości kontaktu ze starym biurem po zakończeniu współpracy w przypadku wątpliwości, problemów dotyczących okresu, za który odpowiadają;
• Usunięcie pełnomocnictw dla poprzedniego biura. Zaktualizowanie informacji o podmiocie prowadzącym księgi rachunkowe.

Szukasz księgowości, która nie tylko rozlicza, ale też tłumaczy?

Umów konsultację i zobacz, jak możemy pomóc Ci bezpiecznie prowadzić spółkę!

W Taxfluent sp. z o.o. prowadzimy księgowość i wyjaśniamy, jak prowadzić spółkę zgodnie z przepisami. Jako doradca podatkowy kładę szczególny nacisk na to, by przedsiębiorcy rozumieli, co dzieje się w finansach i podatkach ich firm.

Możesz liczyć, że współpracując z nami, zyskujesz partnera, który patrzy szerzej na Twój biznes niż bieżące księgowanie transakcji.

Tu zapoznasz się z naszą ofertą i cennikiem [KLIK].

Umów się na bezpłatną 15-minutową konsultację i porozmawiajmy o Twoich potrzebach.