Ile kosztuje zatrudnienie pracownika?

Zastanawiasz się, ile pracodawcę kosztuje pracownik? Jak zatrudnić pracownika? Ile kosztuje pracownik na umowę o pracę? Gdzie trzeba zgłosić zatrudnienie pracownika? Tego dowiesz się z tego artykułu!

Jak zatrudnić pracownika?

Jeśli chcesz zatrudnić osobę na umowę o pracę to przed pierwszym dniem pracy musisz:

• podpisać z pracownikiem umowę,
• wysłać pracownika na badania lekarskie stwierdzające zdolność do pracy na danym stanowisku,
• zorganizować szkolenie BHP.

Umowę o pracę najlepiej skonstruować z prawnikiem, który dobrze zabezpieczy Twoje jak i pracownika interesy. Pamiętaj również o regulaminie pracy, który będzie regulował kwestie czasu i miejsca pracy i innych zasad.

Gdy Twoje kadry prowadzi biuro rachunkowe, poinformuj biuro przed podpisaniem umowy o zamiarze jej nawiązania. Biuro potrzebuje pozyskać dane pracownika, aby założyć teczkę pracownika i zgłosić go do ZUS.

Jeśli samodzielnie prowadzisz kadry, programy online najczęściej umożliwiają udostępnienie przyszłemu pracownikowi formularza online, który on uzupełni i na podstawie którego Ty przygotujesz dalsze dokumenty.

Obowiązki związane z zatrudnianiem pracowników

Gdy zatrudniasz pracownika, musisz:

• Zgłosić pracownika do ubezpieczeń poprzez formularz ZUS ZUA w ciągu 7 dni od zatrudnienia. Pamiętaj, że obowiązkowe jest zgłoszenie do ubezpieczeń: emerytalnego, rentowego, chorobowego, wypadkowego oraz zdrowotnego.
• Musisz opłacać składki za pracownika i rozliczać je poprzez deklarację ZUS DRA do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego składki dotyczą.
• Odprowadzać zaliczki na podatek dochodowy za swojego pracownika do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczy zaliczka.
• Sporządzić PIT-11 za poprzedni rok do końca stycznia. Jest to PIT dla pracownika podsumowujący jego przychody. Na tej podstawie pracownik wypełnia swoje zeznanie roczne PIT.
• Sporządzić PIT-4R do końca stycznia za poprzedni rok. Jest to PIT dla urzędu skarbowego podsumowujący odprowadzane za pracowników zaliczki na podatek dochodowy.

Jeśli pracownik posiada orzeczenie o niepełnosprawności, należy zgłosić to do PFRON, jeżeli firma zatrudnia co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty.

Ile kosztuje pracownik na umowę o pracę?

W 2025 roku minimalne wynagrodzenie za pracę w Polsce wynosi 4666 zł brutto.

Oczywiście koszt zależy finalnie od tego, ile zaproponujesz swojemu pracownikowi. Przy wyliczaniu ostatecznego kosztu wynagrodzenia pracownika, warto posiłkować się kalkulatorem wynagrodzeń.

Z czego składa się wynagrodzenie wynikające z umowy o pracę?

schemat z e-booka „Co przedsiębiorca powinien wiedzieć o księgowości?”

Jak widzisz czym innym jest wynagrodzenie brutto wynikające z umowy, a czym innym wynagrodzenie, które finalnie otrzymuje pracownik. Poza tym mamy jeszcze całkowity koszt wynagrodzenia dla pracodawcy po doliczeniu obowiązkowych składek. 

Pamiętaj więc, że kwota którą finalnie zapłacisz za pracownika będzie wyższa niż ta, którą deklarujesz w umowie! 

Podstawa obliczania składek

Część składek płaci tylko pracodawca, a część tylko pracownik. Koszt niektórych składek jest dzielony między pracodawcę i pracownika.

Podstawą wyliczenia składek: emerytalnej, rentowej, chorobowej, wypadkowej, na Fundusz Pracy i FGŚP jest wynagrodzenie brutto.

Do obliczenia składki zdrowotnej podstawą jest wynagrodzenie brutto minus składki na ubezpieczenie społeczne. Pamiętaj, że od 2022 roku składka zdrowotna nie jest odliczana od podatku pracownika.

Umowa zlecenie i o dzieło

Są również tak zwane umowy cywilno-prawne, czyli tzw. umowa zlecenie (o świadczenie usług) i o dzieło. Ostrzegam jednak przed ich nadużywaniem. Umowy te wiążą się z niższymi kosztami zatrudnienia, ale:

• Jeśli zatrudniasz pracownika stale i pracuje on w ustalonym miejscu i w określonych godzinach to taka umowa będzie mieć znamiona umowy o pracę i może być podważona przez ZUS i nakaże oskładkować tą umowę.
• Chcesz uniknąć składek ZUS i w związku z tym umowę nazywasz umową o dzieło, choć przedmiotem umowy jest świadczenie usług? Robisz błąd! Nie ma znaczenia, jak nazwiesz umowę, liczy się jej przedmiot. Jeśli umowę zlecenie nazwiesz umową o dzieło, to ZUS uzna to za działanie nieprawidłowe i wskaże, że musisz taką umowę oskładkować.

FAQ – Najczęściej zadawane pytania o zatrudnianie pracownika

Jakie dokumenty są niezbędne przed zatrudnieniem pracownika?

Przed rozpoczęciem pracy potrzebujesz: podpisaną umowę o pracę, aktualne badania lekarskie pracownika oraz zaświadczenie o odbytym szkoleniu BHP. Warto też przygotować regulamin pracy określający zasady wykonywania pracy w firmie.

W jakim terminie muszę zgłosić pracownika do ZUS?

Masz na to 7 dni od daty rozpoczęcia pracy przez pracownika. Zgłoszenia dokonujesz na formularzu ZUS ZUA.

Ile wynosi rzeczywisty koszt zatrudnienia pracownika?

Koszt jest wyższy niż kwota brutto podana w umowie. Składa się z wynagrodzenia brutto plus składek pracodawcy na ubezpieczenia społeczne, Fundusz Pracy i FGŚP. Dokładna kwota zależy od wysokości wynagrodzenia.

Do kiedy muszę opłacać składki ZUS i zaliczki na podatek?

Zarówno składki ZUS, jak i zaliczki na podatek dochodowy należy opłacić do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, którego dotyczą.

Czy mogę zatrudnić pracownika na umowę zlecenie zamiast umowy o pracę?

Należy być ostrożnym przy wyborze rodzaju umowy. Jeśli praca ma charakter stały, jest wykonywana w określonym miejscu i czasie, ZUS może uznać taką umowę za umowę o pracę i nakazać jej oskładkowanie.

Co muszę zrobić, jeśli zatrudniam pierwszego pracownika?

Przy pierwszym pracowniku musisz najpierw zarejestrować się jako płatnik składek w ZUS (formularz ZUS ZPA) w ciągu 7 dni od zatrudnienia.

Jakie dokumenty muszę przygotować na koniec roku podatkowego?

Do końca stycznia następnego roku musisz przygotować PIT-11 dla pracownika oraz PIT-4R dla urzędu skarbowego.

Czy muszę założyć akta osobowe pracownika?

Tak, prowadzenie akt osobowych pracownika jest obowiązkowe. Powinny one zawierać wszystkie dokumenty związane z zatrudnieniem, przebiegiem pracy oraz ewentualnym zakończeniem stosunku pracy.

Co w przypadku zatrudnienia osoby z niepełnosprawnością?

Jeśli Twoja firma zatrudnia co najmniej 25 osób w przeliczeniu na pełne etaty, musisz zgłosić pracownika z niepełnosprawnością do PFRON.

Kto ponosi koszty badań lekarskich pracownika?

Koszty badań lekarskich zawsze ponosi pracodawca, niezależnie od rodzaju umowy czy wymiaru czasu pracy.