Brak faktury do zakupionego towaru – co zrobić, gdy kontrahent nie chce wystawić faktury?

Czy zdarzyło Ci się otrzymać towar bez załączonej faktury?

To artykuł dla Ciebie. Dowiesz się z niego, co robić w takiej sytuacji i jak wpisać taką dostawę do KPiR (księgi przychodów i rozchodów). Dowiesz się również jak zmobilizować do wystawienia faktury opieszałego kontrahenta.

Przykład

Stefania zakupiła towar (notesy) do swojego sklepu internetowego 10 marca. Towar opłaciła i otrzymała. W paczce nie znalazła jednak faktury. Próbowała skontaktować się z kontrahentem w tej sprawie, jednak nie ma z jego strony żadnego odzewu. Stefania została z towarem, na który nie ma faktury. Co może w takiej sytuacji zrobić?

Brak faktury do towaru – podstawa prawna, pod którą podlega dostawca

Dostawca ma obowiązek wystawić Ci fakturę. Na jej wystawienie ma czas do 15 dnia miesiąca następującego po dostawie towarów/sprzedaży – czyli w naszym przypadku do 15 kwietnia. Nawet jeśli dostawca jest zwolniony z podatku, to wciąż na Twoje żądanie musi taką fakturę wystawić.

Niewystawienie faktury na podstawie artykułu 62 § 1 Kodeksu karnego skarbowego  jest przestępstwem skarbowym i podlega karze grzywny. 

Jeśli nie możesz doprosić się faktury, uświadom swojemu kontrahentowi, że nie jest bezkarny.

Zgłoszenie dostawcy do Urzędu Skarbowego

Jeśli kontrahent mimo Twoich wiadomości nie wystawi faktury, to sprawę taką powinno się zgłosić do Urzędu Skarbowego właściwego dla tego dostawcy (czyli tam, gdzie siedziba najczęściej).

Jak zaewidencjonować zakup bez faktury w Księdze Przychodów i Rozchodów?

Stefania w takim przypadku może sporządzić dokument księgowy, który pozwoli jej zaksięgować zakup w KPiR. Będzie to “Opis otrzymanego towaru”.

Jak przygotować opis otrzymanego towaru?

Powinien zawierać:

• Nazwę firmy / imię i nazwisko dostawcy i jego adres
• Datę dostawy
• Opis towaru – co to i ile sztuk – łączna wartość i cena jednostkowa 
• Datę i podpis osoby przyjmującej towar (czyli najczęściej Ciebie mój drogi Czytelniku)

Gdy otrzymasz właściwą fakturę, połącz ją z dokumentem napisanym przez Ciebie “Opis otrzymanego Towaru nr x/202x”

Jak ustalić cenę jednostkową towaru, gdy nie masz faktury?

Co gdy nie wiesz, jaka jest cena jednostkowa towaru? Ustal ją na podstawie poprzednich zakupów lub przeciętnej ceny rynkowej. Później, gdy uda Ci się uzyskać fakturę i cena będzie się różnić, dokonasz korekty.

Co gdy opis otrzymanego towaru różni się od faktury?

Co gdy wystąpiła różnica w cenie jednostkowej? W dniu otrzymania faktury dokonaj wpisu w KPiR na kwotę różnicy. Jeśli np. Stefania przyjęła cenę jednostkową 10 zł za notes, a na fakturze była to cena 12 zł, to przy 10 sztukach towarów, otrzymujemy różnicę 20 zł.

Różnicę tą wpisz do KPiR z opisem “różnica wartości towaru wynikająca z faktury w stosunku do dokumentu “Opis otrzymanego towaru nr x/202x” z 10.01.2025r.”

Pamiętaj, że opis otrzymanego towaru  nie stanowi podstawy do odliczenia podatku VAT. Dopiero faktura będzie Cię do tego uprawniać.