Prowadzenie biznesu wymaga stałego monitorowania sytuacji finansowej i gotowości do działania, niezależnie od okoliczności. Dlatego warto regularnie analizować swoją firmę, by wiedzieć, w jakim miejscu się znajdujesz i jakie kroki możesz podjąć, aby zabezpieczyć swoją przyszłość.

W tym artykule znajdziesz prosty sposób na szybką analizę finansową swojego przedsiębiorstwa – krok po kroku. Dzięki temu dowiesz się, jakie masz możliwości i na co warto zwrócić uwagę.

W drugiej części wpisu przyjrzymy się praktycznym rozwiązaniom księgowym, które możesz wdrożyć, jeśli napotkasz trudności finansowe. Niezależnie od sytuacji, istnieją sposoby na optymalizację kosztów i stabilizację biznesu.

Sprawdź, jak skutecznie zarządzać finansami firmy i być przygotowanym na każdą okoliczność.

Zmniejsz swoje koszty stałe:

Skoro znasz już swoje stałe wydatki, zastanów się, które możesz wyeliminować lub zmniejszyć.

•  Szczególnie przyjrzyj się abonentom: może możesz z jakiegoś zrezygnować. Jeśli płacisz sporo za utrzymanie swojej strony internetowej, poszukaj tańszej opcji i przenieś tam swoją stronę.
• Przejrzyj płatne programy, z których korzystasz – część z nich pewnie jest Twoim narzędziem pracy, ale często istnieją darmowe zamienniki. Może zamiast płacić za cały pakiet Adobe, Twoje potrzeby zaspokoi tymczasowo Canva.
• Negocjuj z dostawcami płatności, paczek itp. Poproś o lepszą ofertę cenową.
• Jeśli pracujesz w biurze lub innym lokalu, sprawdź czy jesteś w stanie przenieść się do domu. Może nie będzie to najbardziej komfortowe, ale pozwoli Ci wyeliminować jeden z większych kosztów.

Przejrzyj swoje koszty zmienne

Zastanów się, czy są jakieś nieregularne wydatki, które mogą pojawić się w ciągu roku. Sprawdź czy jakiś niezbędny sprzęt zbliża się już do granicy swojej użyteczności. Zastanów się czy mogą dotyczyć Cię opóźnienia w dostawach i czy w związku z tym jesteś w stanie dochować wszystkich zobowiązań wynikających z umów. Sprawdź czy nie czekają Cię jakieś kary umowne. Spisz te wydatki. One mogą się wydarzyć, ale nie muszą. Ale przynajmniej będziesz wiedziała, na ile ewentualnie powinnaś być przygotowana. 

Negocjuj termin zapłaty swoich zobowiązań

Jeśli jesteś w złej kondycji finansowej i nie jesteś w stanie opłacić faktur od dostawców, negocjuj z nimi nowy termin płatności. Być może kontrahent pozwoli Ci spłacić zobowiązanie ratalnie. Napisz email, zadzwoń. Po drugiej stronie też jest człowiek, który prawdopodobnie woli poczekać trochę na płatność, niż nie otrzymać jej w ogóle.

Przejrzyj swoje przychody

Część z Twoich klientów może stracić płynność finansową i możesz nie otrzymać płatności za swoje usługi lub produkty. 

Przejrzyj listę swoich kontrahentów i zastanów się, który z nich jest szczególnie zagrożony. Być może macie na tyle dobre relacje, że otwarcie możesz spytać, czy możesz spodziewać się płatności. 

Jeśli natomiast Twój klient jest w dobrej kondycji finansowej, jeszcze bardziej przypominaj o swojej fakturze i jeszcze mocniej zadbaj o płatność w terminie. 

Policz swoje oszczędności

Sprawdź wszystkie swoje konta i policz ile masz na nich pieniędzy. Policz mniej więcej ile potrzebujesz na utrzymanie firmy i siebie i sprawdź na jak długo wystarczy Ci pieniędzy, jeśli byś w ogóle nie zarabiała.

Jeżeli nie masz żadnych oszczędności, lub są małe – teraz jest czas na zaciśnięcie pasa. Odpuść wszelkie niepotrzebne wydatki, wypłać sobie mniejszą pensję i zaoszczędź. Zawsze lepiej pożyczyć od siebie z przeszłości, niż z banku. Zabezpiecz się na te nieprzewidziane wydatki, które mogą Cię spotkać w ciągu roku, lub fakt, że Twoi kontrahenci nie płacą.

Rozejrzyj się za innymi opcjami na zarobek 

To coś, co sporo z nas musi teraz zrobić. Jeśli wcześniej nie zadbałaś o tak zwaną dywersyfikację dochodów i zarabiasz głównie z jednego źródła, które być może teraz zostało Ci odebrane, musisz rozejrzeć się za innymi opcjami. Zamiast rozmyślać nad ciężką sytuacją, która Cię spotkała, zakasaj rękawy i pomyśl jak inaczej możesz zarobić.

Być może jesteś w stanie przenieść część swoich działań do sieci. Możesz przecież tak udzielać konsultacji, uczyć ludzi. Jeśli wydaje Ci się, że Twój zawód można wykonywać tylko poprzez kontakt z klientem, bo na przykład jesteś kosmetyczką, uruchom swoją wyobraźnię i pomyśl co możesz im sprzedać online. Jeśli Twoi klienci odwołują teraz wizyty, masz czas na to by zastanowić się nad swoją ofertą i pracować nad nią. Może już za 2-3 miesiące będziesz w stanie wyciągnąć z tego pieniądze.

Zadbaj o kontakt z klientem, zrób swoją stronę internetową, jeśli jeszcze jej nie masz. Zbieraj kontakty od swoich klientów – np. adresy email, tak byś mogła zaoferować im coś, nawet jeśli nie będziesz się z nimi fizycznie widziała.

Jeśli masz teraz spowolnienie w biznesie wykorzystaj to na rozwój, naucz się czegoś nowego, np. Jak robić dobre video, albo pisać skuteczny newsletter, a może coś innego – typowego dla Twojej branży. Podnieś swoje kwalifikacje i w związku z tym podnieś w przyszłości swoje ceny.

Jeśli nie zarabiasz, zawieś swoją działalność!

Jeśli nie zatrudniasz pracowników, lub Twoi pracownicy przebywają aktualnie na urlopie macierzyńskim lub wychowawczym możesz zawiesić swoją działalność. Możesz zawiesić działalność na dowolną ilość czasu, jednak nie krócej niż na 30 dni. 

Gdy zawiesisz działalność zostaniesz zwolniona z obowiązku płacenia za ZUS, składania deklaracji VAT oraz płacenia podatku dochodowego. Jeśli więc wyraźnie widzisz, że w następnym miesiącu Twoja sytuacja finansowa będzie jeszcze gorsza i nie będziesz miała przychodów – zawieś swoją działalność i nie stresuj się podatkami do opłacenia. Jeśli Twoi klienci znów się pojawią, odwiesisz działalność i będziesz dalej kontynuowała pracę w swojej firmie.

Negocjuj z ZUSem 

Według informacji na stronie Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej:

“Przedsiębiorcy, których dotykają opóźnienia lub brak realizacji dostaw, zatory płatnicze, absencja pracowników związane ze wzrostem zachorowalności lub czynnościami mającymi na celu zagwarantowanie bezpieczeństwa obywateli, mogą liczyć na pomoc ZUS: odroczenie terminu płatności składek, układ ratalny, umorzenie należności.”

Innymi słowy jeśli masz problemy z opłaceniem zobowiązań wobec ZUS, udaj się do tej placówki i zapytaj o doradcę ds. ulg i umorzeń. Wyjaśni Ci on jakie masz opcje i jakie dokumenty musisz złożyć. Pamiętaj jednak, że dopiero podpisanie umowy z ZUSem, zawiesi postępowanie egzekucyjne z tytułu nieopłaconych przez Ciebie składek.

Pobieranie zasiłku chorobowego oraz opiekuńczego

Według informacji ze strony Ministerstwa Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej:

“Przedsiębiorcy pobierającemu zasiłek chorobowy przysługuje pomniejszenie podstawy wymiaru składek proporcjonalnie do okresu pobierania zasiłku. Innymi słowy przedsiębiorca nie opłaca składek na okres pozostawania na zasiłku.” 

Przysługuje Ci również dodatkowy zasiłek opiekuńczy za okres nie dłuższy niż 14 dni, jeśli Twoje dziecko nie może uczęszczać do placówki.

Ulga na złe długi

Jeśli Twoi klienci nie płacą, a Ty pozostałaś z nieopłaconymi fakturami i koniecznością odprowadzenia od nich podatku, skorzystaj z opcji ulgi na złe długi.  W skrócie – możesz skorygować swój podatek dochodowy o niezapłacone faktury. Czyli finalnie nie płacisz podatku dochodowego za faktury, za które nie otrzymałaś zapłaty.  

W przypadku otrzymania zapłaty zaległości należy na nowo zwiększyć podstawę opodatkowania. 

Generalnie jest to dość skomplikowany proces i polecam skonsultować to z księgową, nim podejmie się jakieś samodzielne działania.

Strata – co jeśli Twoja firma nie zarobi do końca roku

Jeśli na koniec roku okaże się, że Twoja firma miała większe koszty niż przychody, oznacza to, że poniosła stratę. To nie koniec świata. Oczywiście nikt nie chce, by jego działalność nie zarabiała. Jednak jeśli już Ci się to przydarzyło, ale chcesz kontynuować działalność i w kolejnym roku uda Ci się wygenerować zysk, będziesz mogła pomniejszyć swoją podstawę opodatkowania o poniesioną stratę w roku ubiegłym. Finalnie więc, w kolejnym roku zapłacisz mniejszy PIT.

Z przepisów tych nie można skorzystać w przypadku opodatkowania ryczałtem i kartą podatkową. Starta osób prawnych jest natomiast rozliczana w ramach podatku CIT. 

Jeśli zdecydujesz się na tę opcję, zazwyczaj możesz spodziewać się kontroli z urzędu skarbowego, który sprawdzi, czy podstawa opodatkowania została wyliczona poprawnie. 

Warto pamiętać, że strata z działalności gospodarczej może negatywnie wpłynąć na Twoją zdolność kredytową.

Trzymam kciuki za nasze biznesy!