Prowadzisz lub planujesz rozpocząć działalność nierejestrowaną i zastanawiasz się, jak prawidłowo dokumentować swoją sprzedaż? Ten kompleksowy przewodnik wyjaśni Ci wszystkie aspekty wystawiania faktur i rachunków, dzięki czemu unikniesz błędów i będziesz prowadzić swoją działalność zgodnie z przepisami.
Dokumentowanie sprzedaży w działalności nierejestrowanej
Zacznijmy od najważniejszej informacji: prowadząc działalność nierejestrowaną nie masz obowiązku wystawiania dokumentów sprzedaży, chyba że klient wyraźnie o to poprosi. Jednak z mojego doświadczenia jako księgowej zdecydowanie polecam dokumentowanie każdej transakcji – to dobra praktyka, która pomoże Ci lepiej kontrolować przychody i uniknąć problemów w razie kontroli.
Jakie dokumenty możesz wystawiać?
W działalności nierejestrowanej masz do wyboru dwa rodzaje dokumentów:
- Fakturę (bez VAT jeśli jesteś zwolniony z VAT)
- Rachunek
Który dokument wybrać? Jeśli klient nie sprecyzuje swoich oczekiwań, możesz wystawić dowolny z nich (trzymaj się jednak jednego wybranego typu dokumentów). Obecnie faktury bez VAT są praktycznie równoważne rachunkom w obrocie gospodarczym i to właśnie je polecam jako podstawowy dokument sprzedaży.
Faktura bez VAT – co powinna zawierać?
Prowadząc działalność nierejestrowaną, najczęściej skorzystasz ze zwolnienia z VAT ze względu na nieprzekraczanie limitu 200 000 zł rocznego przychodu. Twoja faktura musi zawierać następujące elementy:
- Datę wystawienia
- Numer kolejny faktury
- Twoje imię i nazwisko jako sprzedawcy (adres jest opcjonalny)
- Dane nabywcy
- Nazwę towaru lub usługi
- Ilość i cenę jednostkową
- Kwotę należności ogółem
W uwagach warto dodać adnotację: „Podmiot zwolniony z VAT na podstawie art. 113 ust. 1 i 9 ustawy o VAT”
Nie wiesz, czy możesz korzystać ze zwolnienia z VAT?
Sprawdź w ustawie, czy to co robisz zostało wykluczone ze zwolnienia:
Terminy wystawiania dokumentów
Gdy klient poprosi o dokument sprzedaży, musisz przestrzegać określonych terminów:
Dla faktury bez VAT:
- Jeśli klient prosi w tym samym miesiącu co transakcja – do 15. dnia następnego miesiąca
- Jeśli prosi w kolejnym miesiącu – 15 dni od prośby
Pamiętaj, że klient ma 3 miesiące od daty transakcji na zgłoszenie prośby o dokument.
Praktyczne wskazówki dla początkujących
Z mojej praktyki i doświadczenia w prowadzeniu własnej działalności, polecam:
- Używać prostych programów do fakturowania – nie musisz inwestować w drogie systemy
- Nadawać przejrzystą numerację dokumentów (np. 1/2025, 2/2025 itd.)
- Wystawiać faktury od razu po zakończeniu transakcji lub zbiorczo raz w miesiącu
- Archiwizować kopie w formie elektronicznej z podziałem na miesiące i lata
Najczęstsze pytania
Czy potrzebuję specjalnego programu do wystawiania faktur?
Nie jest to konieczne. Możesz utworzyć własny wzór w Excelu lub skorzystać z darmowych programów online, takich jak Fakturownia.pl (do 3 faktur za darmo).
Czy muszę podawać swój adres na fakturze?
Tak, na fakturze powinno znaleźć się imię i nazwisko oraz adres . Możesz dodatkowo używać nazwy swojej działalności, ale imię i nazwisko musi się pojawić.
Czy faktura musi być podpisana?
Nie, podpis nie jest elementem obowiązkowym. Możesz wysłać fakturę w formie PDF bez podpisu.
Czy klient prowadzący działalność gospodarczą może rozliczyć fakturę bez VAT?
Tak, przedsiębiorca będący płatnikiem VAT może uwzględnić w swoich rozliczeniach fakturę bez VAT lub rachunek otrzymany od osoby prowadzącej działalność nierejestrowaną.
Czy mogę używać prywatnego konta do przyjmowania płatności?
Tak, w działalności nierejestrowanej możesz przyjmować płatności na swoje prywatne konto bankowe. Nie ma wymogu posiadania osobnego konta firmowego.
Podsumowanie
Dokumentowanie sprzedaży w działalności nierejestrowanej nie musi być skomplikowane. Kluczowe jest zachowanie podstawowych elementów na fakturze i przestrzeganie terminów. Jeśli potrzebujesz więcej wskazówek dotyczących prowadzenia działalności nierejestrowanej, zachęcam do zapisania się na mój newsletter, gdzie regularnie dzielę się praktycznymi poradami z zakresu księgowości i finansów.
Tekst został zaktualizowany zgodnie z przepisami na rok 2025. Zawsze sprawdzaj aktualne limity i przepisy, gdyż mogą one ulec zmianie.
0 komentarzy